Dönüş işlemlerinin tamamlanması için hareketlilik sonrası aşağıdaki belgeleri öğrencilerin en geç Güz Dönemini tamamlayarak dönen öğrenciler için 01 Mart, Bahar Dönemini tamamlayarak dönen öğrenciler için 01 Ağustos tarihine kadar tamamlayarak Uluslararası İlişkiler Birimi’ne ulaştırmaları gerekmektedir:

 Öğrenim faaliyeti sonrası öğrencinin Uluslararası İlişkiler Birimine teslim etmesi gereken belgeler:

1. Öğrenim anlaşması (Learning Agreement for Studies): Tüm imzalar atılmış ve mühürler basılmış orijinal kopyası

2. Katılım Belgesi (Certificate of Attendance/Duration Sheet/Confirmation of Stay): ERASMUS ile gidecek olan öğrencinin öğrenimi süresince üniversitede okuduğunu gösteren belgedir. Öğrencinin misafir olduğu üniversite tarafından doldurulup onaylanması gerekmektedir. Bu belgeyi karşı üniversite genellikle kendi formatında olan bir yazı halinde vermektedir. Fakat, ellerinde böyle bir belge formatı yok ise bizim hazırladığımız belgeyi kullanabilirsiniz. (Katılım belgesi için buraya tıklayınız)

3. Transkript (Transcript of Records): Yurtdışında yapılan eğitimin tamamlanması ve misafir kurumda okunan dersleri ve notlarını gösteren bu belge bazen doğrudan verilebilir veya misafir olunan üniversite tarafından doğrudan Fakülte/Bölüm/Yüksekokul Koordinatörüne veya Uluslararası İlişkiler Birimi’ne gönderilebilir. Gelen "Transcript of Records"ın hem dersleri ve ECTS kredilerini, hem de ECTS notlarını göstermesi gerekmektedir.

NOT: Katılım Sertifikası ve Transkript, misafir olunan kurum tarafından hareketlilik  süresi sonunda oradan ayrılmadan önce size verilebileceği gibi, siz döndükten sonra da posta yoluyla size ya da UİB’ye gönderebilir. Sizlere gönderilmesi durumunda bir kopyasını e-posta ya da posta yolu ile tarafımıza ulaştırmanız gerekmektedir.

4. OLS (Online Linguistic Support): OLS (Online Linguistic Support) Online Dil Desteği bitirme sınavının tamamlanması (hareketlilik öncesi katılım sağlandı ise) tavsiye niteliğindedir. Sınav hakkında bilgi almak için tıklayınız.  
5.Online Nihai Form: Birimimiz dönüş belgelerini tamamlayarak birimimize ulaştıran öğrencinin bilgilerini Beneficiary Module' a girer ve öğrencinin sistemimizde kayıtlı mail adresine hareketlilik dönemine ilişkin bir AB Anketi tanımlanır. Dönüş işlemleri öğrencinin bu Anketi doldurmasının ardından tamamlanır.

Online Nihai Form (AB Anketi) çoktan seçmeli, ucu açık ve değerlendirme cetveli şeklinde sorular içeren online bir anket şeklindedir. 

Öğrencilerimize Beneficiary Module üzerinden gönderilen davet ile doldurulacak olan AB Anketi tamamlandıktan sonra submit tuşuna basılmalıdır. Bu işlem yapıldıktan sonra Anket üzerinde güncelleme yapmak mümkün olmayacaktır.

Anketin sistem tarafından tanımlanan süre içerisinde tamamlanması gerekmektedir ve hibe ödemeleri ancak raporun tamamlanmasını takiben yapılacaktır.

 6. Döndükten sonra ders denkliği işlemlerinizin yapılabilmesi ve karşı kurumdan almış olduğunuz notlarınızın Ondokuz Mayıs Üniversitesi transkriptinize aktarılabilmesi için karşı kurum tarafından size verilen transkript belgeniz birimimize ulaştığında otomatik olarak tanınma işleminiz başlatılır.

7.Gitmeden önce kabul mektubunuzdaki tarihler baz alınarak hesaplanmış olan “tahmini” hibenizin % 70 ’idir ve “kesinleşen” hibeniz, dönüş işlemleri sırasında beyan edeceğiniz confirmation letter (katılım belgesi) deki tarihlere göre hesaplanır. Buna göre avans olarak yatırılan hibeniz ile kesinleşen hibeniz arasında farklılık söz konusu olabilir. Kabul mektubunda yazan başlangıç ve bitiş tarihleri arasındaki gün sayısını günlük hibenizle çarparak toplam hibenizi ve bu hibenin % 70 ’ini ve kalan % 30 ’ unu hesaplayabilirsiniz.

8.Karşı kurumda öğrenim görmeniz gereken tarihlerde, yani gittiğiniz kurumdaki resmî tatil günleri hariç öğrenim veya stajın devam etmesi gereken günlerde, 7 günden fazla süre ile misafir olduğunuz kurum (şehir/ülke) dışında olduğunuz tespit edilirse bu günler toplam hibenizden kesilir. Hafta sonları ve gidilen ülkeye bağlı dini ve resmi tatil günleri için hibenizden bir kesinti yapılmayacaktır. Bu durumda okulunuzun Akademik Takvimini ibraz etmeniz gerekmektedir.

9.Faaliyet süreniz mücbir(zorunlu) bir neden oluşmadıkça en az 3 ay olmak zorundadır. Aksi takdirde size yatırılan hibenin tamamını iade etmek durumunda kalırsınız. Belgeleyebileceğiniz(sağlık raporu vb) mücbir bir sebepten ötürü erken dönüş yapmanız durumunda size yatırılan hibenin orada kaldığınız süreyi kapsayan kısmı haricinde kalanı iade etmeniz gerekmektedir.

10.Derslerinizden devamsızlık-sorumsuzluk gibi nedenlerden dolayı kalmamış olmanız ve aldığınız kredilerden başarılı olmanız gerekmektedir. Bu şartları sağlamadığınız taktirde kesinleşen hibenizin:        

Başarısız olunan kredi sayısına göre hibe kesintisi aşağıdaki oranlarda yapılacaktır :   

20-30 ECTS : Kesinti yok
11-19 ECTS : Yüzde 10 Kesinti                                   
0-10 ECTS : Yüzde 20 Kesinti